休業損害証明書は
会社のどの部署に頼めばいいか

交通事故でけがをして仕事を休み、給与が減った場合、会社員、パート、アルバイトなどの給与所得者は、加害者側の保険会社または自賠責保険へ休業損害を請求するために、休業損害証明書の提出を求められることがあります。

結論は、勤務先の人事労務部門、人事部、総務部、給与計算担当、労務管理担当に依頼するのが原則です。会社に明確な部署名がないときは、給与明細、勤怠、有給休暇、休職、社会保険の手続を扱っている担当者に相談するのが実務上もっとも合理的です。

このページの要点は、窓口の名前ではなく、誰が勤怠、給与、有給、社会保険、会社としての証明権限を持っているかを見ることにあります。次の重要ポイントは、休業損害証明書をめぐる判断軸を表しており、最初に読むことで、どの部署に声をかければよいかを短時間で読み取れます。

国土交通省の自賠責保険に関する請求書類の説明では、給与所得者の休業損害の証明として、事業主の休業損害証明書と源泉徴収票が示されています。つまり、読者が知りたい問いは、法形式上は勤務先の事業主に作成してもらう書類を、社内のどの窓口に出すかという問題です。

休業損害の意味

休業損害とは、交通事故によるけがのために仕事を休み、その結果として給与、報酬、営業収入などが減少した損害をいいます。自賠責保険の支払基準では、傷害による損害の一つとして休業損害が位置づけられ、休業による収入減少があった場合または有給休暇を使用した場合に問題になります。

一般の方にとって重要なのは、休んだ事実だけではなく、事故によるけがと休業との関係、休業による収入減少または有給休暇の使用、金額を裏づける資料が必要になる点です。

休業損害証明書の意味

休業損害証明書とは、給与所得者について、交通事故による休業期間、欠勤日、有給休暇、遅刻早退、給与支給状況、事故前の給与額などを勤務先が証明する書類です。自賠責保険の手続では、給与所得者の証明資料として、事業主の休業損害証明書と源泉徴収票の添付が示されています。

会社が証明する項目を見ると、なぜ依頼先が人事、総務、給与、労務になるのかが分かります。次の表は、証明書の主な記載事項と社内で情報を持つ部署の対応を示しており、直属の上司だけでは足りない理由を読み取るために重要です。

休業損害では、会社の証明と医師の医学的証明を混同しないことも重要です。次の比較表は、誰が何を証明するのかを整理したもので、会社へ依頼する書類と医療機関へ依頼する書類を取り違えないために役立ちます。

会社は、本人が本当に痛かったかを医学的に判断するわけではありません。会社が証明するのは、何日に欠勤したか、その日は有給休暇だったか、その期間の給与が全額支給されたかといった労務上の事実です。

勤務先の規模や働き方によって、誰に最初に声をかけるかと、最終的に誰が証明するかが分かれることがあります。次の時系列は、代表的な依頼の進み方を表しており、自分の会社でどの段階が必要になりそうかを読み取るために重要です。

店舗、支店、工場では、勤務実態を知る人と給与・会社印を管理する人が分かれやすくなります。次の表は役割の分担を表しており、どの情報を誰に確認してもらえばよいかを読み取るために重要です。

派遣社員、出向者、公務員など

派遣社員の場合、休業損害証明書の作成を依頼する先は原則として派遣元会社です。給与を支払っているのは派遣元であり、雇用関係も派遣元との間にあるためです。ただし、実際の就業日、シフト、遅刻早退、派遣先での勤務実態について、派遣先のタイムシートや勤務確認が必要になることがあります。

出向者の場合は、給与をどの会社が支払っているか、雇用主がどこか、勤怠をどこが管理しているかを確認します。在籍出向では、出向先の勤務実態確認と、出向元の給与証明が両方必要になることがあります。

公務員、学校法人、医療法人、社会福祉法人では、証明書の発行権限が細かく決められていることがあります。所属長に直接書いてもらうのではなく、所属庶務、人事給与係、総務課、事務局などへ相談します。

休業損害証明書は本人の申告書ではなく、勤務先による証明書です。次の表は、本人が自分で書いた場合に起こり得る問題を表しており、勤務先作成にこだわる理由を読み取るために重要です。

有給休暇を使った場合

有給休暇を使った場合も、休業損害証明書には記載するのが通常です。自賠責保険の支払基準では、休業損害は、休業による収入の減少があった場合または有給休暇を使用した場合に問題になります。有給休暇を使うとその日の給与は減らないことがありますが、本来自由な時季に利用できる休暇を交通事故の治療のために使った点が評価対象になり得ます。

完全に休むだけでなく、通院のために遅刻、早退、時間単位有給、半日欠勤を使うことがあります。次の比較表は、典型的な勤怠の扱いと証明書で確認される方向性を表しており、時間単位の不就労を整理するために重要です。

会社には、勤怠上の扱いが欠勤か、有給か、遅刻早退か、給与控除があったか、時間単位の控除額はいくらか、事故前後で残業代、深夜手当、休日手当が減っているかを確認します。書式によっては、時間有給休暇や遅刻早退がある場合に裏面や別紙への記入が求められることがあります。

源泉徴収票が必要な理由

休業損害証明書だけでなく、源泉徴収票の添付を求められることがあります。これは、証明書に記載された給与額が、過去の所得実績と整合しているかを確認するためです。源泉徴収票がない場合は、勤務先に再発行を依頼します。退職後であっても、事故当時の勤務先に相談します。

どうしても用意できない場合は、保険会社へ相談し、賃金台帳の写し、給与明細、雇用契約書、所得証明書などで代替できるか確認します。ただし、代替資料で必ず足りるとは限らないため、証明書と所得資料の整合性を意識することが大切です。

給与所得者でない場合や、会社との関係が変わった場合は、休業損害証明書だけでは整理できません。次の比較表は、会社部署に頼む構造にならない人や、追加検討が必要な人を表しており、どの資料へ切り替えるべきかを読み取るために重要です。

記載内容に誤りがある場合

休業損害証明書の誤りは、休業日数や日額計算、保険会社からの再提出に影響します。次の表は、よくある誤りと影響を表しており、受け取った後にどこを見直すべきかを読み取るために重要です。

誤りがある場合は、自分で勝手に訂正せず、会社へ差し戻して修正してもらいます。正式書類であるため、二重線、訂正印、再作成など、修正方法は保険会社の指示に従う必要があります。

退職後に必要になった場合

交通事故の示談は、治療終了後または症状固定後に進むことが多く、退職後に休業損害証明書が必要になることがあります。この場合でも、事故当時の勤務先へ依頼します。退職後の状況別の依頼先を確認することは、証明できる資料を失わないために重要です。

退職後は、会社側が当時の勤怠データをすぐ確認できないことがあります。事故日、在籍期間、所属部署、社員番号、給与明細の写しなどを添えて依頼すると、会社が検索しやすくなります。

Q1. 直属の上司に頼めばよいですか。

一般的には、直属の上司だけで完結させるのではなく、人事、総務、給与担当へつなぐ形が望ましいとされています。上司は休んだ事実を確認できますが、給与額、欠勤控除、有給残日数、社会保険給付、会社印の管理までは担当していないことが多いためです。会社の体制によって結論は変わるため、社内規程や担当部署を確認する必要があります。

Q2. 会社に人事部がありません。どうすればよいですか。

一般的には、総務、管理部、経理の給与担当、事務担当、代表者など、給与、勤怠、有給、社会保険、会社証明を扱う人に依頼する考え方になります。ただし、会社規模や権限分担で窓口は変わるため、具体的な提出先は勤務先に確認する必要があります。

Q3. 経理部に頼んでもよいですか。

一般的には、給与計算を経理部が担当している会社では、経理部の給与担当が窓口になることがあります。ただし、会計処理だけを扱う担当者では勤怠や有給を確認できない場合があります。賃金台帳、給与明細、源泉徴収票、勤怠控除を扱う担当者に確認する必要があります。

Q4. アルバイトでも休業損害証明書は必要ですか。

一般的には、給与所得者として働いており、交通事故のけがで休んだことにより収入減少や有給使用があれば、休業損害証明書が必要になることがあります。ただし、勤務形態、シフト、給与控除、保険会社の書式によって必要資料は変わる可能性があります。

Q5. 派遣社員は派遣先に頼むのですか。

一般的には、派遣元が給与を支払い、雇用主として給与と勤怠を管理するため、派遣元へ依頼する考え方になります。ただし、派遣先のタイムシートや勤務確認が必要になることがあります。派遣契約や勤怠承認の運用によって扱いが変わる可能性があります。

Q6. 会社に交通事故のことを知られたくありません。

一般的には、休業損害証明書は勤務先が作成するため、会社に一定の説明は必要になります。ただし、事故の詳細や相手方との交渉内容まで広く伝える必要があるとは限りません。情報提供の範囲は、勤怠、給与、有給、社会保険など必要な範囲に整理し、個人情報の扱いは会社や保険会社に確認する必要があります。

Q7. 会社が保険会社へ直接送るべきですか。それとも本人が受け取って提出すべきですか。

一般的には、保険会社の指示や会社の運用によって異なります。本人が受け取って内容を確認し、源泉徴収票などを添えて提出することもあります。個人情報管理の観点から会社が本人に渡す形を取ることもあるため、提出方法は保険会社と勤務先に確認する必要があります。

Q8. 休業損害証明書に会社印は必要ですか。

一般的には、書式や保険会社の指示によって、法人印、代表者名、担当者名、担当者連絡先を求めることがあります。押印漏れがあると再提出になる可能性があります。必要な押印や記名の形式は、使用する書式と提出先に確認する必要があります。

Q9. 休業中も給与が全額支給されていた場合、休業損害は請求できませんか。

一般的には、給与が全額支給されていると、給与減収という意味での損害は生じにくいとされています。ただし、有給休暇を使った場合や、賞与、手当、残業代、歩合給が減った場合など、別の損害が問題になる可能性があります。具体的な見通しは、給与資料や保険会社の判断、事故態様によって変わります。

Q10. 通院のために有給を使っただけでも書いてもらうべきですか。

一般的には、自賠責保険の支払基準では有給休暇を使用した場合も休業損害の対象として扱われるため、有給取得日として記載対象になるとされています。ただし、事故との関係、通院日、書式の記載欄によって扱いが変わる可能性があります。具体的には保険会社や専門家へ確認する必要があります。

Q11. 会社が交通事故は私的なことなので書けないと言います。

一般的には、会社が作成するのは事故の責任を認める書類ではなく、勤務先として勤怠と給与の事実を証明する書類とされています。ただし、会社側が個人情報や労災該当性に不安を持つことがあります。保険会社の依頼文、本人同意書、提出先を示し、必要に応じて保険会社から説明してもらう対応が考えられます。

Q12. 労災の場合も同じ書類ですか。

一般的には、交通事故の相手方へ損害賠償を請求するための休業損害証明書と、労災保険の休業補償給付の請求書は別の書類です。業務中または通勤中の事故では、人事、総務、労務、労災担当へ早めに確認する必要があります。民事賠償と労災給付の調整は個別事情で変わります。

Q13. 退職後でも元勤務先に書いてもらえますか。

一般的には、事故当時の勤務先に依頼することになります。退職後は担当者が確認しにくいため、在籍期間、所属、社員番号、事故日、休業期間、給与明細の写しなどを添えると確認しやすくなります。ただし、会社の保管状況や廃業の有無で代替資料が必要になる可能性があります。

Q14. 休業損害証明書をなくした場合はどうすればよいですか。

一般的には、保険会社に再発行を依頼するか、同じ書式を再送してもらう対応が考えられます。会社が作成済みの控えを持っている場合もありますが、再作成や再押印が必要になることがあります。提出先の運用によって必要な手続は変わります。

Q15. 休業損害証明書は何部必要ですか。

一般的には、提出先によって必要部数が変わります。自賠責、任意保険、弁護士、労災、健康保険など複数の制度が関係する場合、原本提出かコピー提出かも異なります。原本を提出する前に控えを保管し、具体的な部数は提出先に確認する必要があります。

公的機関・制度資料

• 国土交通省「支払までの流れと請求方法」
• 国土交通省「自動車損害賠償責任保険の保険金等及び自動車損害賠償責任共済の共済金等の支払基準」
• 損害保険料率算出機構「当機構で行う損害調査」
• 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー 労災保険給付関係主要様式」
• 東京労働局「第三者行為災害について」
• 協会けんぽ「第三者行為による傷病届」
• 協会けんぽ「傷病手当金」
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン 第三者提供時の確認・記録義務編」

保険実務資料

• 大手損害保険会社「休業損害証明書の書き方」
• 大手損害保険会社「休業損害証明書」書式