外国人を雇用する際に必要な
法的手続き

日本で外国人を採用する場合、単に雇用契約を結ぶだけでは足りません。外国人労働者にも労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労災保険制度などの保護が及びますが、これに加えて、在留資格、在留期間、活動範囲という入管法上の制約を確認する必要があります。

外国人雇用の法的手続きは、大きく分けて二層構造です。第一に、その人が日本で予定業務を行える在留資格を持っているかを確認し、必要に応じて在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請、資格外活動許可申請などを行います。第二に、労働条件明示、社会保険、雇用保険、税務、外国人雇用状況届出など、雇用主としての通常手続きを日本人の場合と同じように行います。

次の表は、外国人雇用でどの段階に何を確認し、どの手続きが問題になるかを表します。採用の初期段階で全体の順番を把握しておくことが重要で、読者は自社が今どの段階にいて、どの部門が何を準備すべきかを読み取れます。

重要なのは、外国人だから労働法を弱めてよいという発想を持たないことです。むしろ入管法上の制約が追加されるため、企業側の確認義務、説明記録、継続管理は重くなります。

外国人雇用の最初の作業は、どの国籍の人を採用するかではなく、どの業務を担当してもらうかを具体化することです。在留資格は本人の国籍ではなく、日本で行う活動内容に基づいて判断されます。

採用前には、職種名、配属部署、具体的な担当業務、必要な専門知識・技能、学歴・専攻・職歴との関連性、報酬額、雇用形態、勤務地、勤務時間、契約期間、日本人社員と比較した処遇の合理性を文書化しておくことが重要です。特に技術・人文知識・国際業務では、職務内容と本人の学歴・職歴との関連性が問題になります。

次の表は、企業雇用でよく問題になる在留資格の類型と就労可否の考え方を表します。在留資格名だけで判断すると、特定活動や留学などで誤りが起きやすいため重要です。読者は、予定業務、指定書、資格外活動許可、時間管理のどこを重点確認すべきかを読み取ってください。

採用差別と適法な確認の両立

企業は、国籍を理由として賃金、労働時間その他の労働条件を差別してはなりません。一方で、入管法上の就労可否を確認しないまま雇用すれば、不法就労助長のリスクが生じます。そのため、国籍を理由に排除するのではなく、予定業務に必要な就労資格を有するか、または入社時までに取得できる見込みがあるかを確認するという整理が重要です。

労働条件の明示

外国人を雇用する場合も、労働基準法に基づく労働条件の明示が必要です。賃金、労働時間、就業場所、従事すべき業務、契約期間、更新の有無、退職に関する事項などは、明確に説明します。

2024年4月からは、すべての労働者について就業場所・業務の変更範囲の明示が必要となり、有期契約労働者については更新上限等の明示も重要になっています。外国人雇用では、在留資格上の活動範囲と、労働条件通知書に記載する業務内容・就業場所が矛盾しないよう注意します。

日本語が十分でない労働者への説明

法律上、すべての労働条件通知書を外国語で作成しなければならないという一律の義務があるわけではありません。しかし、本人が労働条件を理解していないと、賃金、残業、休日、契約更新、退職をめぐる紛争が起きやすくなります。日本語の正式文書に加え、本人の理解できる言語の説明資料を用意し、賃金控除、残業代、社会保険料、税金、試用期間、有期契約、更新基準、退職、解雇、休職、懲戒のルールを具体例で説明し、説明日、説明者、通訳の有無、本人の確認署名を記録します。

次の一覧は、外国人雇用で特に問題になりやすい禁止的な運用を表します。早期退職防止や費用回収を急ぐと、労働者の自由な退職や移動を不当に制限する形になり得るため重要です。読者は、費用負担や書類保管の設計を行う前に、どの運用が高リスクかを読み取ってください。

次の表は、入社時に通常問題となる労務・社会保険・税務手続きをまとめたものです。外国人雇用では氏名表記、住所、居住者性、二重加入などで確認項目が増えるため重要です。読者は、入社直後に人事労務と経理がどの書類や期限を確認すべきかを読み取れます。

外国人役員、海外勤務、リモートワーク、短期滞在者、出向者の場合は、税務や社会保険の判断が特に複雑になります。税務判断を誤ると、源泉徴収漏れや年末調整誤りにつながるため、税理士等への確認が重要です。

特定技能、技能実習、育成就労は、通常の就労系在留資格とは別に、制度目的、支援計画、監理体制、届出などの特別な論点があります。人手不足対応だけを目的に制度名を選ぶと、受入要件や管理義務を見落とすおそれがあります。

次の一覧は、3つの制度で企業が確認すべき中心論点を表します。制度ごとの目的や管理義務が異なるため重要です。読者は、単なる雇用契約に加えて、支援計画、技能実習計画、制度移行スケジュールのどれを確認すべきかを読み取ってください。

技能実習生も労働者である場合には、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法等の保護を受けます。長時間労働、賃金不払い、違約金、旅券・在留カードの取上げ、強制帰国などは、重大な法的リスクを生じさせます。

不法就労には、不法滞在者や退去強制対象者が働く場合、就労が認められていない在留資格の人が許可なく働く場合、認められた活動範囲を超えて働く場合があります。雇用時に在留カード等を確認していなかった場合、知らなかったとしても過失があると評価され得るため、採用時の確認記録と入社後の継続管理が重要です。

次の確認一覧は、企業が不法就労防止のために採用時、入社後、退職時に分けて見るべき項目を表します。どの時点で確認すべきかを分けることで、届出漏れや期限切れを防ぎやすくなるため重要です。読者は、自社のチェックリストに不足している項目を読み取ってください。

これらは単なる事務作業ではなく、行政調査や紛争が起きたときに、企業が合理的な確認をしていたことを示す証拠にもなります。人事、法務、労務、経理、現場部門で役割を明確にし、確認記録を残す運用が望まれます。

Q1. 在留カードに「就労制限なし」とあれば、何も手続きは不要ですか。

一般的には、就労活動の内容に制限がない場合でも、雇用契約、労働条件明示、社会保険、雇用保険、税務、外国人雇用状況届出などの雇用主としての手続きは別途必要とされています。ただし、在留期間の有無や雇用形態によって管理すべき事項が変わる可能性があります。具体的な対応は、雇用条件と在留カード等を整理したうえで専門家へ相談する必要があります。

Q2. 留学生は週28時間以内ならどの仕事でもできますか。

一般的には、留学生が働くには資格外活動許可が必要で、風俗営業等への従事は認められないとされています。また、週28時間の制限は他社勤務を含めて問題になる可能性があります。具体的なシフト管理や業務内容の可否は、許可内容、学校の休業期間、他社勤務の有無を確認して判断する必要があります。

Q3. 外国人を業務委託にすれば、在留資格確認は不要ですか。

一般的には、雇用契約でなくても、日本で報酬を得て活動する場合は在留資格上その活動が認められるかを確認する必要があります。さらに、実態として指揮命令や時間拘束が強ければ労働者性が問題になる可能性があります。具体的な契約設計は、業務内容と稼働実態を整理して専門家へ確認する必要があります。

Q4. 前職で就労系在留資格を持っていた人なら、そのまま採用できますか。

一般的には、前職で認められていた活動と、自社で予定する業務が一致するとは限らないとされています。転職時には、予定業務と在留資格の整合性を確認し、必要に応じて就労資格証明書や在留資格変更を検討します。具体的には、前職の職務、自社の職務内容、学歴・職歴、報酬を整理して確認する必要があります。

Q5. 外国人雇用状況届出は、在留資格申請をしていれば不要ですか。

一般的には、外国人雇用状況届出は労働施策総合推進法に基づくハローワークへの届出であり、在留資格認定、変更、更新などの入管手続きとは別に管理する必要があるとされています。雇用保険の被保険者かどうかで提出方法や期限が変わるため、具体的には雇用形態と加入状況を確認する必要があります。

Q6. 在留期限の更新を本人に任せておけば、会社は責任を負いませんか。

一般的には、在留期限が切れた状態で勤務させると、会社側にも不法就労助長のリスクが生じ得るとされています。本人が申請主体になる場面でも、会社は在留期限を台帳で管理し、更新申請の進捗や結果を確認する体制を整えることが望まれます。具体的な対応は、在留資格、契約期間、業務内容によって変わります。

Q7. 外国人には日本人より低い賃金を設定できますか。

一般的には、国籍を理由とする差別的取扱いは認められず、最低賃金を下回ることもできません。在留資格手続き上も、日本人が従事する場合に受ける報酬と同等額以上であることが問題になる場合があります。具体的な賃金設計は、職務内容、経験、責任、社内賃金体系を整理して確認する必要があります。

Q8. 採用面接で在留カードの提示を求めてもよいですか。

一般的には、就労可否確認のために在留資格、在留期限、就労制限を確認することは必要とされています。ただし、国籍差別につながる不必要な収集や、採用目的を超えた個人情報の利用は避けるべきです。具体的には、確認の目的、保管範囲、取扱いを明確にして運用する必要があります。

Q9. 特定技能外国人を雇う場合、通常の雇用契約だけで足りますか。

一般的には、特定技能では通常の雇用契約に加えて、分野別要件、支援計画、各種届出、受入機関の基準などの制度上の義務があるとされています。登録支援機関に委託する場合でも、受入機関としての責任を理解する必要があります。具体的な受入可否は、分野、業務区分、支援体制、届出状況を確認して判断します。

Q10. 技能実習制度は今後どうなりますか。

一般的には、技能実習制度は発展的に解消され、育成就労制度が創設される予定です。主要部分は2027年4月1日に施行予定とされています。ただし、経過措置や新制度への移行は受入状況によって確認事項が変わる可能性があります。具体的には、監理団体、登録支援機関、行政資料、専門家に最新情報を確認する必要があります。

外国人雇用は、人材確保、国際化、多様性推進の重要な手段です。しかし、法的手続きを軽視すると、不法就労助長、届出義務違反、未払賃金、社会保険未加入、税務処理誤り、在留期間更新不許可、行政調査、信用低下など、重大なリスクが発生します。

次の重要ポイントは、外国人雇用の手続きを5つの確認軸へ集約したものです。細かな申請や届出の前に全体の軸を押さえることが重要です。読者は、自社の運用が在留資格、入管手続き、労働法、届出、継続管理のどこで弱くなっているかを読み取ってください。

1. 在留資格と予定業務の一致を確認すること。在留カードの在留資格名だけで判断せず、職務内容、学歴・職歴、報酬、指定書、資格外活動許可を総合的に確認します。
2. 入社前に必要な入管手続きを完了させること。海外採用では在留資格認定証明書、国内採用では在留資格変更、更新、就労資格証明書、資格外活動許可などが問題になります。
3. 労働法を日本人と同様に適用すること。労働条件明示、最低賃金、労働時間、残業代、安全衛生、有給休暇、解雇規制、社会保険、労災保険などは外国人にも適用されます。
4. 外国人雇用状況届出を期限内に行うこと。雇用保険被保険者か否かで様式と期限が異なるため、入社・退職のチェックリストに組み込みます。
5. 入社後の継続管理を行うこと。在留期限、業務内容、勤務時間、資格外活動、所属機関変更、社会保険、税務、退職時届出を継続的に管理します。

適切な対応の出発点は、国籍ではなく予定業務と在留資格を照合することです。そのうえで、雇用契約、労働条件明示、社会保険、税務、外国人雇用状況届出、在留期限管理を一体として運用します。外国人雇用は、人事だけ、法務だけ、労務だけ、入管手続きだけで完結するものではありません。採用部門、現場部門、法務、人事労務、経理、外部専門家が連携し、書面化されたプロセスを整えることが有効なリスク管理です。

制度改正にも注意が必要です。特に技能実習制度から育成就労制度への移行、特定技能制度の運用変更、労働条件明示ルールの改正など、外国人雇用を取り巻く制度は変化し続けています。企業は採用時点の確認だけでなく、最新の公的情報を定期的に確認し、社内ルールを更新する必要があります。